Mit YATEEM auf dem Weg zum High Performance Team

In der Wissensarbeit ist das Teams der Ort der Wertschöpfung. Teams, die ihre Kreativität und ihr Können bei der Lösung des Problems individuell und situationsgerecht einbringen und echten Wert an Kunden liefern können. Die Art und Weise, wie Mitglieder des Teams miteinander und in ihrer Umgebung arbeiten, hat einen unmittelbaren Einfluss auf das Ergebnis.

Mit dem YATEEM (Yet another team evolving model) haben wir bei SALT AND PEPPER eine neue Idee zur unternehmensweiten Teamentwicklung.

tl;dr

YATEEM ist die Idee für ein Modell zur Team- und Projekt-Entwicklung, in dem die Zufriedenheit von Team, Kunde und Unternehmung im Mittelpunkt zur Bewertung von Hochleistung in Projekten steht. Das Modell macht Zufriedenheit im Projekt transparent und unterscheidet bei Problemen zwischen wichtigen und dringenden Problemen. Analog zur Eisenhower-Matrix zum Zeitmanagend wird es so möglich seine Unterstützung in Projekten zu priorisieren. 

Statt Leistung durch abstrakte Messgrößen zu objektivieren, rückt das Ergebnis und der Mensch mit seiner sehr subjektiven aber entscheidenden Einschätzung in den Fokus: Die Zufriedenheit. Für uns bedeutet Hochleistung, wenn in einem Projekt sowohl Team, Kunde und Unternehmung mit dem Ergebnis sehr zufrieden sind. Mehr ist aus unserer Sicht nicht zu erreichen. Die Betrachtung der Zufriedenheit deckt Dysbalancen in der Wertschöpfung zuverlässig auf,  und bietet eine Reihe von weiteren Vorteile, die ich in diesem Artikel beschreiben werde.

Zufriedenheit als Maß für Hochleistung

Woran erkennt man eigentlich, dass ein Team in einem Projekt Hochleistung vollbringt? Betrachtet man wer in der Wertschöpfung in einem Projekt beteiligt ist, wird deutlich, dass die Frage aus verschiedenen Perspektiven beurteilt werden muss.

Perspektiven auf die Wertschöpfung
Drei beteiligte Parteien in der Wertschöpfung

Sowohl der Kunde und das Team, als auch die Unternehmung müssen die Frage individuell beantworten. Bei der Beantwortung werden sie gemeinsame wie auch unterschiedliche Kriterien heranziehen. Wenn aber nun die Kriterien zur Beurteilung von Hochleistung individuell unterschiedlich sind, wie können wir sie dann einheitlich messen und erkennen?

Die Lösung ist im Nachhinein so einfach und einleuchtend: Es geht nicht um die Leistung, mit der ein Team arbeitet – sondern um das Ergebnis, dass es dabei erzielt! Wir betrachten die Zufriedenheit mit dem Ergebnis der Arbeit des Teams. Outcome über Output. Zufriedenheit ist das Maß, welches alle individuellen Kriterien von Team, Kunde und Unternehmung einheitlich zusammenfasst.

Der Duden definiert Hochleistung als „sehr große Leistung“. In Analogie verstehe ich „Hochleistung“ als sehr große Zufriedenheit und verstehe ein „High Performance Team“ bei SALT AND PEPPER als ein Team, mit dessen Ergebnissen alle an der Wertschöpfung beteiligten Parteien sehr zufrieden sind. Je höher die Zufriedenheit, desto höher die Leistung.

Ein High Performance Team ist ein Team, mit dessen Ergebnissen alle in der Wertschöpfung beteiligten Parteien sehr zufrieden sind.

Torsten Irländer

Gründe für Zufriedenheit als Maß

Warum wählen wir ein so subjektives Kriterium wie die Zufriedenheit als Maß für Leistung? Wie zufrieden jemand mit dem Ergebnis der Arbeit ist lässt sich nicht objektiv bewerten. Der Versuch einer Objektivierung von Zufriedenheit oder Glück ist seit vielen Jahren Gegenstand der Forschung. Das Ergebnis davon ist bisher jedoch sehr ernüchternd.

Ich glaube, am Ende ist eine solche Objektivierung auch nicht entscheidend. Es ist völlig in Ordnung, wenn Kunde, Team und Unternehmung für sich subjektiv beurteilen, ob sie zufrieden sind. Wichtig ist vielmehr, dass die Beurteilung aus allen Perspektiven stattfindet. Nur so lassen sich Dysfunktionen entlang der Wertschöpfungskette erkennen.

Zufriedenheit ist ein Indikator, der durch seine Unschärfe verschiedenste individuell relevante Aspekte des Betrachters zusammenfasst, ohne hierfür konkrete Metriken zu brauchen. Er ist schnell und einfach zu erfassen und reicht trotzdem aus, um die Aufmerksamkeit bei Bedarf auf bestimmte Projekte zu lenken und genauere Betrachtung vorzunehmen.

Ausschluss von Vergleichbarkeit

Durch ein subjektives Maß schließt sich die Vergleichbarkeit unter Teams aus. Das ist eine wichtige Konsequenz. Statt Teams miteinander zu vergleichen soll YATEEM dabei helfen zu erkennen, ob ein Team noch Unterstützung braucht, um ein höheres Maß an Zufriedenheit zu erlangen. Was jemanden zufrieden stimmt, ist individuell und situativ stark von verschiedenen Faktoren abhängig.

Einfachheit führt zu geringen Aufwand

Ein weiterer Aspekt ist die Einfachheit. Zufriedenheit ist keine abstrakte Größe wie Deployment-Frequency, Bug-Counts, Lead time for Changes, Regression-Rate, Time to market, Velocity, Value Delivery Rates oder Ähnliches, sondern eine für jeden verständliche einfache Aussage zum Ergebnis der Arbeit. Was hilft es, wenn alle oben genannten Werte optimal sind, aber der Kunde nicht zufrieden ist?

Die Einfachheit führt zu einem relativ geringen Aufwand, der nötig ist, um die Zufriedenheit bei allen Beteiligten zu erfragen. Dadurch kann sie in regelmäßigen Abständen  abgefragt werden. Das ist wichtig, denn nur so ist eine kontinuierliche Entwicklung möglich.

Hemmen der Versuchung zum Automatismus

Teamentwicklung ist ein komplexes Vorhaben. Die Komplexität ergibt sich unter anderen genau durch die subjektiven Empfindungen jedes Einzelnen. Würde man Zufriedenheit durch abstrakte, vermeintlich objektive Werte ausdrücken wollen, so fürchte ich, dass man schnell der Versuchung erliegen könnte, die Entwicklung durch viele Wenn-Dann-Automatismen zu „verregeln“. Solche Scheinlösungen haben oft nicht die gewünschte Wirkung, weil sie zu viele Details außer Acht lassen Sie sind der Aufgabe nicht angemessen, sondern unterkomplex. Zufriedenheit erfordert stets eine nähere Betrachtung der genauen Umstände.

Wie messen wir Zufriedenheit ?

Wir fragen einfach nach. Wir fragen den Kunden, Team und Unternehmen, wie zufrieden sie mit dem Ergebnis sind. Das betrifft sowohl das Ergebnis selbst, als auch die Art und Weise wie es entstanden ist.
Im einfachsten Fall könnte dies über eine einfache Ja-/Nein-Abfrage erfolgen. Wir könnten die Zufriedenheit auf einer Skala von 1-N abfragen, eine Bewertungen in Anlehnung an einen Net Promoter Score verwenden, oder auch spezifische Fragebögen nutzen.
Die Methode, die letztlich verwendet wird, ist nicht entscheidend. Detailiertere Systeme erlauben eine differenzierte Betrachtung, jedoch steigern sie ggf. auch den Aufwand, um die Daten zu erfassen. Die Frage, die ich beantworten muss, ist: Wieviel Detail brauche ich, um Team- und Projektentwicklung planen zu können? Frei nach dem Motto: so viel wie nötig, so wenig wie möglich.

Die Abfrage der Zufriedenheit bei Kunde, Team und Unternehmung kann sich unterscheiden. Es dürfen jeweils unterschiedliche Fragen gestellt werden. Allerdings sollten innerhalb einer Gruppe immer die gleichen Frage gestellt werden, damit die Ergebnisse in das Diagramm einheitlich eingetragen werden kann. Wir können bei Kunden den NPS verwenden und das Team auf ein Skala von 1-5 befragen. Aber wir können n nicht Kunden A nach NPS befragen und Kunden B einen Fragenkatalog geben.

Was ist ein zufriedenes Unternehmen?

Ich habe bereits öfter von der Zufriedenheit eines Unternehmens mit einem Team gesprochen. Ich persönlich verstehe darunter primär die Wirtschaftlichkeit eines Teams bzw. des Projekts. Wie profitabel arbeitet das Team? Erwirtschaftet das Team in dem Projekt einen Gewinn?

Natürlich ist die reine Profitabilität zu einfach. Manchmal kann ein Unternehmen auch … zufrieden sein, wenn es dafür den Aufbau von wichtigem Wissen betreibt, Erfahrungen sammelt, Innovationen vorantreibt oder über günstige Preise in einen neuen Markt eintritt. Die Einschätzung ist auch hier sehr subjektiv. Aber mir geht es grundsätzlich um die Wirtschaftlichkeit.

Planung und Orientierung auf verschiedenen Flughöhen

Unser Ziel ist es, die Zufriedenheit von Kunden, Teams und des Unternehmens zu erhöhen. Die wichtige Frage ist: Wo wird eine Investition in die Entwicklung eines Teams am ehesten dazu führen, dass die Zufriedenheit entlang der Kette unserer Wertschöpfung im Gesamten steigen wird? Orientierung ist die Voraussetzung für Planung. Wer nicht weiß wo er steht, kann nicht sagen, wie er sich bewegen muss, um sein Ziel zu erreichen. Die Orientierung muss schnell und einfach möglich sein.

YATEEM sieht eine Orientierung auf verschiedenen Flugebenen vor. Je nach Flughöhe wird bei gleichem Aufwand viel mit wenig Detail (hohe Flughöhe), oder wenig mit viel Detail (niedrige Flughöhe) betrachtet. Die Unternehmung kann auf hoher Flughöhe stets alle Projekte mit relativ geringen Aufwand im Blick behalten, und sich muss nur bei Bedarf auf eine niedrige Flughöhe begeben, um das Projekt näher zu betrachten. So lassen sich Orientierung und strategische Investition in die Team- und Projektentwicklung effektiv und effizient planen.

Hohe Flughöhe: Unternehmung

Auf dieser Flughöhe schaffen wir eine Orientierung bezüglich der Zufriedenheit von Kunde, Team und Unternehmung in den verschiedenen Projekten.

Drei Dimensionen von Zufriedenheit
Drei Dimensionen von Zufriedenheit

Für die Orientierung nutzen wir ein Kreuzdiagramm, dessen Achsen die Zufriedenheit von Kunde (X-Achse) und Team (Y-Achse) angeben. Wir notieren die Projekte in jeweils dem Quadranten, der den zugehörigen Zufriedenheitswerten von Kunde und Team entspricht. Die Zufriedenheit des Unternehmens, bilden wir über die Farbe und Größe der Projekte ab. Mit roten Projekten ist das Unternehmen eher unzufrieden, mit grünen Teams zufrieden. Die Größe des Kreises gibt an wie sehr man mit dem Projekt zufrieden bzw. unzufrieden ist.

Diese ganzheitliche auf Zufriedenheit basierende Betrachtung der Projekte ist die wesentliche Unterschied und Neuerung von YATEEM zu anderen Modellen.

Tendenzen erkennen

Zufriedenheit ist ein nachlaufender Indikator. Im Gegensatz zu einem führenden Indikator ist er nicht dafür geeignet, frühzeitig Tendenzen zu erkennen und im Projekt Anpassungen vorzunehmen. Wenn festgestellt wird, dass die Zufriedenheit schlecht ist, ist es zu spät. Wir können dem aber entgegenwirken, indem wir in im Diagramm zusätzlich zu den Ist-Werten auch eine Tendenz einzeichnen, die eine zeitlicht Entwicklung verdeutlichen. Auf diese Weise lässt sich mit einer gewissen Wahrscheinlichkeit eine Entwicklung in die Zukunft vorhersagen. Das erlaubt uns im Projekt frühzeitig Entwicklungen zu erkennen, und darauf zu reagieren.

Tendenzen im YATEEM Modell
Tendenzen in der Entwicklung

In der Zeichnung sind drei Beispiele für die Notation der Tendenz abgebildet. Die angenommene Tendenz ist dabei immer als grau gestrichelte Linie eingezeichnet.
Im Fall A wird für das Projekt eine gänzlich positive Entwicklung angenommen. Der Kreis wird größer (Unternehmung noch zufriedener) und die das Projekt bewegt sich weiter in Richtung des 4. Quadranten (Kunde und Team zufrieden).
Im Fall B stellt das Team zwar eine positive Tendenz fest, jedoch scheint der Kunde und die Unternehmung in Zukunft weniger zufrieden zu sein.
Im letzen Fall C hat gibt es keine Veränderung.

Prioritäten nach Eisenhower

Neben der Orientierung soll YATEEM auch Hilfe bei der Priorisierung der Entwicklung geben. Hierzu verwenden wir eine Methode, bei der wir analog zu dem Eisenhower Prinzip für das Zeitmanagement vorgehen. Das heißt wir unterscheiden, ob die Arbeit im Projekt dringend und/oder wichtig ist. Dabei gehen wir von folgender Definition aus:

  1. Eine Aufgabe ist dringlich, wenn sie sehr bald erledigt werden muss.
  2. Eine Aufgabe ist wichtig, wenn Sie der Zielerreichung dient.

Die Zufriedenheit des Unternehmens (Profitabilität) ist dringend. Ein Unternehmen das nicht profitabel arbeitet, wird verschwinden. Aus diesem Grund ist es dringend notwendig, dass das Unternehmen profitabel arbeitet.

Die Zufriedenheit von Kunden und Team ist wichtig. Langfristiger Erfolg gelingt nur, wenn Kunde und Team mit dem, was sie leisten, zufrieden sind. Unzufriedenheit wird über kurz oder lang dazu führen, dass sich Kunde oder Teile des Teams abwenden. Es braucht jedoch beide, um Wertschöpfung entstehen zu lassen.

Auf diese Weise lassen sich analog zu dem originalen Modell nach Eisenhower prinzipielle Handlungsempfehlungen bezüglich der Dringlichkeit und der Wichtigkeit der Weiterentwicklung geben. Inspiration für die Gestaltung findet man z.B im Buch Radical Candor. YATEEM gibt hier aber keine Vorgaben, sondern schafft nur den Rahmen, der von jedem Unternehmen individuell gefüllt werden kann.

Mittlere Flughöhe: Projekt

Auf der Flughöhe eines Projekts schauen wir genauer auf ein spezielles Team mit dem Ziel die Ursache für eine geringe Zufriedenheit zu finden. Die Voraussetzung für zufriedene und performante Teams sind z.B. in einer Studie von Google aus dem Jahre 2015 beschrieben und es gibt eine Menge Fragebögen und Methodiken, die evaluieren, ob diese Vorraussetzungen gegeben sind. Gleiches gilt auch für Kunden und die Unternehmung.
Ich möchte hier nicht tiefer in das Detail eingehen. Entscheidend ist zu verstehen, dass auf dieser Ebene nur gezielt bei Bedarf gearbeitet wird, und zwar auf Basis der strategischen Entscheidung, die über die Zufriedenheit auf höchster Flughöhe getroffen wurde. Die Wahl der Methode ist nicht entscheidend.

Niedrige Flughöhe: Problem

Nachdem auf der mittleren Flughöhe festgestellt wurde, in welchen Bereichen Ursachen für geringe Zufriedenheit liegen, kann auf dieser Ebene gezielt an der Analyse des Problems und Weiterentwicklung des Teams gearbeitet werden.

Wenn z.B. festgestellt wird, dass das Team mit der Umsetzung des Scrum-Prozesses nicht zufrieden ist, könnte man z.B mit der Scrum-Checkliste von Hendrik Kniberg dieses Problem genauer analysieren, um dann ganz konkrete Maßnahmen zur Behebung zu planen.

So machen wir es bei uns

Hier findest du in regelmäßigen Abständen Infos dazu wie wir das YATEEM-Modell bei uns einführen und umsetzen.

25.09.2019

Die erste grobe Idee steht. Die nächsten Schritte sind:

  1. Konzept challengen.
  2. Auswahl erster geeigneter Metriken zur Erfassung der Zufriedenheit auf der höchsten Flugebene.
  3. Einführung eines Prozesses zur regelmäßigen Erfassung und Bewertung der Daten.

23.10.2019

Metrik zur Erfassung der Zufriedenheit wurden gewählt. Wir fragen die Zufriedenheit aus allen Perspektiven indirekt über einen NPS ab. :

  1. Team: Wie wahrscheinlich ist es, dass du einem Freund oder Kollegen die Arbeit in diesem Projekt empfehlen würdest?
  2. Unternehmung: Wie wahrscheinlich ist es, dass du dieses Projekt mit dem aktuellen Wissen nochmal annehmen/durchführen würdest?
  3. Kunde: Wie wahrscheinlich ist es, dass Sie SALT AND PEPPER bezüglich der Zusammenarbeit und dem Ergebnis weiterempfehlen würden?

Die gewählte Skala umfasst die Werte von 1 bis 7. Wir lassen bewusst die Fluchtoption (unentschlossen) geben aber ausreichend Optionen, um sich tendenziell nicht zu stark festlegen zu müssen:

  • Sehr unwahrscheinlich (1)
  • Unwahrscheinlich (2)
  • Eher unwahrscheinlich (3)
  • Unentschlossen (4)
  • Eher wahrscheinlich (5)
  • Wahrscheinlich (6)
  • Sehr wahrscheinlich (7)

25.10.2019

Das Konzept wurde von einigen Personen intern besprochen und ich konnte viel Feedback einholen. Danke an Henning, Admir, Tobias, Michael und Jonathan. Und super vielen Dank an Lina, die dabei geholfen hat dieses Konzept auch sprachlich verständlich zu machen.

Mit der Veröffentlichung bin ich nun auf weitere Rückmeldungen gespannt!

21.11.2019

Vorstellung des Konzepts in einer unserer Crews. Ziel: Herausfinden, ob und welchen Mehrwert dieses Konzept für die jeweilige Crew hat. Positives Feedback. Es wird ein geringer Aufwand angenommen und schätzt die dadurch entstehende Transparenz. Die Bereitschaft dies auszuprobieren ist vorhanden. Wir könnten loslegen…

25.11.2019

Bevor es losgeht, braucht es aber das grüne Licht von der GL. Nach kurzer Vorstellung des Konzepts wird klar. Die GL unterstützt die Idee. Wir dürfen diese Ideen nun auch offiziell ausprobieren, um Erfahrungen zu sammeln. 😃

TODO:

  • Modell nun in der ersten Crew bei den Mitarbeiter vorstellen und Angebot zur Einführung machen.
  • Grundsätzliches Interesse auch bei anderen anfragen

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