Von Friday Afternoons und Warteschlangen

Als Friday Afternoon wird gemeinhin die Zeit bezeichnet, die ein Arbeitgeber seinen Mitarbeitern zur “freien” Verfügung stellt. Manchmal findet man auch den Begriff Slacktime. In der Regel sind das 10–20% der Arbeitszeit. In dieser Zeit kann der Mitarbeiter sich fortbilden, neue Technologien kennenlernen und ausprobieren, an Freien Softwareprojekten mitarbeiten, an Schulungen teilnehmen, oder zu Konferenzen fahren etc. Oft übernimmt der Arbeitgeber sogar die Kosten dafür. Es gibt nur zwei Bedingungen:

  1. Die reguläre Arbeit darf nicht darunter leiden, d.h. es muss die Zeit auch wirklich da sein. Natürlich plant man seine eigene Kapazität auch entsprechend ein, um sich nach Möglichkeit auch diesen Freiraum zu schaffen.
  2. Die Tätigkeit soll etwas mit der Arbeit zu tun haben.

Das ist toll! Viele Firmen praktizieren dieses Vorgehen. Auch mein Arbeitgeber Salt and Pepper gewährt mir diese Zeit und ich bin für diesen Freiraum sehr dankbar!

Eine Investition in den Arbeitnehmer, oder?

Die Gründe für dieses Handeln von Firmen scheinen offensichtlich:
Die Firma investiert in die Fortbildung seiner Mitarbeiter. Sie können so aktuelle Entwicklungen verfolgen, oder Qualifikationen erlangen. Das verbessert das Skillset jedes Einzelnen und verbessert Expertise des gesamten Unternehmens. Es ist wichtig Freiraum zu schaffen, um fernab vom Projektalltag sich mit anderen spannenden Themen (und wir alle wissen, das es in der IT eine Menge davon gibt) zu beschäftigen und seinen Horizont zu erweitern. Es steigert die Zufriedenheit der Mitarbeiter und macht so den Arbeitgeber attraktiv im Wettbewerb um neue Fachkräfte.

Das sind alles valide Gründe, von denen es sicher noch viele mehr gibt, und ich keinen in Frage stellen will. Aber beim Lesen des Buch “Scrum – Produkte zuverlässig und schnell entwickeln” von Boris Gloger bin ich auf einen anderen, nicht so offensichtlichen, Grund gestossen.

Hohe Arbeitsauslastung führen zu teueren Wartezeiten

In dem Buch wird ein Phänomen beschrieben, bei dem ab einer bestimmten Arbeitsauslastung zu einer exponentiell ansteigenden Wartezeit für die Bearbeitung von Aufgaben kommt. Dies ist als Warteschlangentheorie bekannt.

Ohne an dieser Stelle zu tief auf die mathematischen Hintergründe einzugehen, lässt sich an der Grafik schon erkennen, dass es ab einer Auslastung von > 80% zu einer rasant anwachsenden Verweilzeit/Durchlaufzeit von Aufgaben kommt.

Für uns als Softwareentwickler, die häufig Scrum nutzen, um schneller bessere Software zu produzieren, bedeutet das, dass Items aus dem Produkt-Backlog viel später bearbeitet werden können. Es bedeutet, dass die Feedback-Schleifen deutlich länger werden, und wir Lösungen nicht mehr so schnell auf ihre Tauglichkeit prüfen können, und so weniger Möglichkeiten haben, dass Projekt zu steuern. Oder es bedeutet, dass nur sehr eingeschränkt an aktuellen Problemen gearbeitet werden kann, wenn man mit den Alt-Lasten beschäftigt ist. Häufig erkauft man sich Zeit durch das aufnehmen von technischen Schulden. Aber wir wissen ja wohin das führt. Mindestens zu weiteren Aufgaben, die sich in die Schlange einreihen.

Don Reinertsen hat in seinem Buch “The principles of Product development flow” ausgemacht, dass Wartezeiten in der Produktentwicklung der maßgebliche Grund für mangelnde ökonomische Produktivität ist. Das ist schlecht.

Es geht nicht nur um den Mitarbeiter

Als ich das gelesen habe, musste ich eine zeitlang darüber nachdenken. Gibt es vielleicht noch eine ganz andere Motivation für den Friday-Afternoon? Geht es vielleicht gar nicht primär darum die Zufriedenheit des Mitarbeiters zu erhöhen indem man ihm Freiraum für die Weiterbildung gibt? Geht es vielleicht vielmehr darum, einen Puffer an Zeit zu schaffen, um Wartezeiten zu vermeiden, und so eine hohe Durchlaufzeit zu ermöglichen und zu gewährleisten? 
Wir erinnern uns: Durch das Einplanen eines bestimmten Kontingents an Zeit für den Friday-Afternoon schaffen wir einen natürlichen Puffer zur Bearbeitung von den täglichen Aufgaben im Projektgeschäft. Wenn wir zu viel zu tun haben, gibt es keinen Friday Afternoon, denn das würde zu Lasten des Projektgeschäfts gehen. Bleibt aber die Zeit, will diese möglichst sinnvoll im Sinne der Firma genutzt werden.

Diese Sichtweise ist deutlich nüchterner und berechnender als die zunächst genannten vermeintlich offensichtlichen Gründe. Ich würde sogar behaupten, dass die ganze schillernde Geschichte rund um den Friday-Afternoon letztlich eine geschickte Vermarktung einer, aus Sicht eines produzierenden Unternehmens, zwingenden Notwendigkeit ist.

Aber trotz dieser Sichtweise geht es am Ende doch um den Mitarbeiter. Denn durch das Einräumen eines Puffers, schütze ich den Mitarbeiter vor Überlastung. Ich stelle als Unternehmen nur sicher, dass die Zeit in dem Puffer in meinem Sinne möglichst sinnvoll genutzt wird. Sei es zur Fort- und Weiterbildung meiner Mitarbeiter, oder zur Vermeidung von zu langen Durchlaufzeiten. Und egal wie man es dreht und wendet: Der Friday-Afternoon hat viele unbestrittene Vorteile und ist eine wunderbare Einrichtung in Firmen.

Mir ist über die Warteschlangen-Theorie lediglich noch ein weiterer Vorteil bewusst geworden. Vielleicht der aus Sicht des Unternehmens wertvollere.

Wer mehr über mich und meine Arbeit erfahren möchte, der kann mir auf einem Twitter folgen.

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